Filer som ska arkiveras eller delas behöver kompletteras med versioner i beständiga format, förutom originalet. Om du till exempel vill arkivera kalkylblad som du skapat i excel kan det vara bra att spara både som xcl-filer med allt innehåll, som grafer och formler, men också som csv-filer i kombination med en beskrivning, bifogad i pdf, av hur du tog fram graferna eller formlerna. Detta för att ha både ett specifikt och ett beständigt format.